Falar em gestão financeira para escolas particulares é tão essencial quanto beber água. Se durante períodos de normalidade o tema já bastante pertinente, o que dizer sobre momentos de crise. A suspensão das aulas presenciais, em decorrência da pandemia do novo coronavírus (COVID-19), impactou drasticamente as escolas particulares. Por isso, na última semana, o Melhor Escola recebeu a economista Josi Gomes, criadora do S.O.S Escola, para uma aula online sobre gestão financeira. Nesse momento, é imprescindível realizar um bom gerenciamento do fluxo de caixa e fazer a lição de casa para manter as escolas abertas.
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De acordo com Josi, o primeiro passo para realizar uma boa gestão financeira é realizar uma análise diagnóstica das finanças da empresa. Sempre vale lembrar que a escola é uma empresa prestadora de serviço educacional e, portanto, deve ser vista como uma pessoa jurídica que precisa de cuidados. Ao realizar o diagnóstico, é importante que o gestor escolar também tenha em mente qual é o propósito do seu negócio, pois essa clareza será determinante para as tomadas de decisão.
Nesse sentido, a análise deve ser feita com o objetivo de se ter conhecimento e controle sobre as engrenagens que fazem a escola funcionar. Durante a aula, a economista mencionou o fato de que muitos gestores alegam falta de intimidade com as áreas contábil e financeira porque dominam mais o setor pedagógico. Josi afirma que embora seja um grande desafio, é preciso que o gestor escolar domine também essa área para ter uma tomada de decisão mais assertiva.
Fomos pegos de surpresa pela crise
Fazendo uma analogia bastante interessante, Josi compara o gestor escolar a um capitão enquanto a escola representa um barco. A crise do coronavírus veio como uma tempestade inesperada, nenhum setor estava preparada pra ela. Para que um barco consiga vencer as águas impetuosas do grande mar, é preciso que o capitão tenha conhecimento de cada parte da sua embarcação. O mesmo ocorre com as escolas.
A falta de conhecimento sobre o seu próprio negócio é uma situação bastante comum no mercado educacional. Em um momento delicado como o da crise, essa desinformação apenas contribui para o insucesso das instituições. Portanto, não é possível falar de gestão financeira sem falar de outras da escola, como o marketing, por exemplo.
No momento em que as aulas foram suspensas, as escolas se reinventaram e os professores têm superado muitos desafios para continuar levando a educação até os alunos. Essa reinvenção exigiu uma reorganização das engrenagens como um todo, da área pedagógica, passando pelo financeiro, até chegar no time de manutenção da escola. Embora, naquele momento, o ensino a distância parecesse ser algo inexequível, os pais e toda a comunidade escolar têm presenciado hoje uma grande realização por parte de toda a equipe da escola.
Entretanto, a crise econômica atrelada a pandemia também trouxe enormes desafios para a gestão financeira das escolas. Nos últimos meses, os gestores têm visto suas taxas de inadimplência e evasão subirem como nunca antes. Dentre tantas questões, uma das mais que mais pairam no pensamento dos gestores é: como vou salvar minha escola?
Com a ajuda da Josi, separamos quatro pontos fundamentais da gestão financeira para que você possa tocar o seu barco em meio a essa tempestade.
Você pode assistir a aula completa com a esconomista Josi Gomes clicando no link abaixo.
Fluxo de caixa
A gestão financeira de qualquer escola particular deve dominar o fluxo de caixa. É preciso ter controle e conhecimento sobre tudo que entra e sai do caixa, realizando uma análise profunda do que representa cada número, cada conta, cada despesa e cada custo. Usar um sistema de gestão financeira facilita muito esse processo, mas, se você ainda não trabalha com isso, basta organizar todos os dados em uma planilha.
Esse controle é essencial para manter a saúde financeira da instituição em qualquer momento, especialmente durante crises. Uma vez que se tem conhecimento sobre cada cifrão, é possível elencar prioridades, enxugar custos desnecessários, programar investimentos e tomar decisões. A falta de dinheiro pode paralisar o seu negócio. Portanto, saber como o dinheiro da escola está sendo empregado, faz toda diferença.
Nesse aspecto, uma colocação importante dada pela Josi foi saber fazer a separação entre o que é Pessoa Física (gestor/mantenedor da escola) e Pessoa Jurídica (a empresa em si). Segundo ela, é muito frequente que essas duas pessoas sejam confundidas durante a gestão financeira e isso apenas prejudica o desenvolvimento da escola.
Orçamento empresarial
Essa ferramenta garante a projeção das despesas e receitas da empresa, por isso ela é tão importante. As projeções não devem ser usadas com um recurso que garante resultados positivos, mas sim como um norte para a empresa. Em um cenário como o da pandemia de COVID-19, é preciso analisar o macro cenário para antecipar os efeitos no micro cenário. Em outras palavras, a situação econômica do país, com crescente número de desempregados, afeta os pais matriculados na escola, que podem cancelar seus contratos ou acabar se tornando inadimplentes.
Desse modo, as projeções também auxiliam a gestão financeira na negociação com fornecedores e parceiros. Por isso, é fundamental ter conhecimento pleno sobre o fluxo de caixa. Quando os números são bem conhecidos, você sabe quando poderá ou não tomar alguma decisão. Ainda que seja bastante doloroso olhar os números do fluxo de caixa nas atuais circunstâncias, é preciso ser bastante realista para encarar os números da forma que eles são.
Josi adiciona que é necessário sempre considerar mais cenário para as projeções: um otimista, um pessimista e um mediano. Deixando as emoções de lado, é preciso olhar para a realidade como ela se apresenta e, a partir daí, antecipar comportamentos. O planejamento estratégico deve conter etapas de execução a curto prazo (próximo mês, ainda esse ano, próximas semanas) e também a médio prazo (próximo ano).
Capital de giro
Capital de giro é a quantia de dinheiro que a empresa possui em reserva para suprir as necessidades em caso de emergência ou para investimentos na instituição. Em outras palavras, é a poupança da escola. Esse fundo é construído com o tempo e muitas escolas comprometeram suas reservas no ínicio desse ano porque não poderiam imaginar o cenário caótico imposto por 2020.
A dica da Josi para escolas que se encontram nessa situação, é negociar as dívidas com o banco. Ela também alerta para o senso comum de que um empréstimo pode resolver todos os problemas. A realidade é que um empréstimo, feito sem planejamento, pode acabar piorando a situação da empresa. Nesse sentido, o fluxo de caixa e o orçamento empresarial são capazes de nortear a gestão financeira sobre o uso desse valor emprestado e sobre as condições de pagamento para o banco.
Estar alinhado com o contador e o setor financeiro da escola só tem a contribuir para esse processo. Josi completa que as contas devem ser refeitas quantas vezes forem necessárias até que os números estejam de acordo.
Relacionamento
Trabalhar o relacionamento com o cliente nunca foi tão importante. Os pais precisam estar próximos da escola não apenas para a construção da aprendizagem, mas também para compreensão do seu papel na continuidade do negócio escolar. A gestão escolar deve ser transparente em suas prestações de conta para que as famílias possam compreender que o funcionamento do negócio depende diretamente da participação delas.
O marketing digital pode ser usado como uma forma de dizer “estamos aqui e precisamos de você. Não desista da educação do seu filho! Nós estamos lutando juntos e vamos conseguir sair dessa situação.” Além disso, essa proximidade é o elemento diferencial na redução da taxa de inadimplência.
Quando a comunidade escolar está presente e mantém um relacionamento de parceria com a escola, a negociação se torna um processo menos incômodo. Assim, o trabalho do time de cobrança ocorre de maneira mais fluida e eficaz.
A gestão financeira se faz pela união
O bom gestor escolar pratica a liderança constantemente e conta com com a sua mão de obra para alcançar o sucesso da empresa. Uma vez que as realidades do país sejam muito diferentes, é preciso que cada líder mantenha seu olhar voltado para o que é possível para o seu cenário particular. Para isso, é preciso conhecer muito bem a comunidade escolar e explorar as estratégias que melhor lhe atenderão.
Não existe uma fórmula mágica que resolva todos os problemas, então é preciso desenvolver a capacidade de se redimensionar. Acreditar verdadeiramente no propósito da escola, que cumpre uma função social de grande valor. Nessa tempestade, que todos estão enfrentando, vai sobreviver aquele que usar o seu conhecimento para continuar lutando, não podemos desistir.