Gestão financeira para escolas particulares

Atualizado em 05/09/2024.

A gestão financeira para escolas particulares é tão essencial quanto qualquer outro aspecto da administração. Se o tema já era relevante em momentos de normalidade, tornou-se ainda mais crítico durante a época da crise provocada pela pandemia de COVID-19. 

Naquele tempo, a suspensão das aulas presenciais impactou drasticamente o setor, levando os gestores a buscarem novas formas de manter a estabilidade financeira das instituições.

Hoje, com a retomada das atividades, é ainda mais importante ter uma gestão financeira eficiente, que não só garanta a sustentabilidade da escola, mas também assegure a qualidade do ensino oferecido aos alunos.

Neste artigo você vai ver: 

• O que é gestão financeira escolar?
• Como fazer uma boa gestão financeira escolar?
• Qual a melhor forma de organizar as finanças?
• Como organizar o setor financeiro de uma escola?
• A gestão financeira como pilar de sustentação das escolas

O que é gestão financeira escolar?

A gestão financeira escolar envolve o conjunto de práticas e estratégias focadas no controle financeiro da instituição. Desde o fluxo de caixa até o pagamento de professores, passando pela gestão de inadimplência, essa função é essencial para garantir a saúde financeira e a qualidade do ensino oferecido.

De acordo com a economista Josi Gomes, criadora do projeto S.O.S Escola, “a escola deve ser vista como uma empresa prestadora de serviço educacional. Sem uma gestão financeira eficiente, a sustentabilidade da instituição fica comprometida”. Isso reforça a importância de tratar a escola como uma pessoa jurídica, com necessidades específicas de planejamento e controle.

Como fazer uma boa gestão financeira escolar?

Para garantir uma boa gestão financeira escolar particular, os gestores devem adotar práticas que vão além do simples controle de gastos. Veja algumas estratégias fundamentais:

1. Realize um diagnóstico financeiro completo: Mapeie os processos da escola, identifique onde estão os maiores gastos e conheça suas fontes de receita. Um diagnóstico detalhado é o primeiro passo para tomar decisões informadas.
2. Monitore o fluxo de caixa diariamente: É essencial acompanhar todas as movimentações financeiras, incluindo entradas e saídas de dinheiro, para evitar surpresas e assegurar que a instituição tenha liquidez suficiente.
3. Planeje o orçamento anual: Definir um orçamento bem estruturado permite que a escola antecipe possíveis problemas e se prepare para imprevistos. Josi Gomes recomenda que os gestores trabalhem com cenários otimistas, medianos e pessimistas, garantindo que a escola esteja preparada para qualquer situação.
4. Alinhe as finanças ao propósito educacional: As decisões financeiras devem sempre estar em sintonia com a missão e os valores da escola. Isso não apenas fortalece a gestão, como também reflete no relacionamento com os pais e responsáveis.

Qual a melhor forma de organizar as finanças?

A melhor forma de organizar as finanças de uma escola é adotar um sistema financeiro integrado e seguir um planejamento estratégico rigoroso. 

Esse processo de gestão financeira escolar começa com o controle diário do fluxo de caixa, que oferece uma visão clara sobre as entradas e saídas de recursos. 

A economista Josi Gomes reforça que “sem o conhecimento detalhado sobre o fluxo financeiro, o gestor corre o risco de tomar decisões equivocadas que podem comprometer a saúde financeira da instituição”.

Além disso, a utilização de um sistema financeiro escolar automatizado facilita o gerenciamento, reduzindo erros humanos e otimizando o tempo da equipe financeira. Esse tipo de ferramenta permite que o gestor tenha acesso a relatórios detalhados, o que ajuda na tomada de decisões mais assertivas.

Como organizar o setor financeiro de uma escola?

Organizar o setor financeiro de uma escola exige planejamento e a implementação de ferramentas adequadas. Segundo Josi Gomes, muitos gestores escolares têm dificuldade em lidar com essa área, especialmente aqueles que vêm de uma formação mais pedagógica. 

“É comum que os gestores tenham pouca intimidade com a parte contábil e financeira, mas dominar esses aspectos é fundamental para a tomada de decisões assertivas”, afirma a economista.

A chave para uma gestão financeira escolar de sucesso é adotar um sistema financeiro escolar que automatize processos e permita uma visão clara e organizada do fluxo de caixa, despesas e receitas. O uso de tecnologias pode ser uma maneira eficaz de otimizar a gestão e evitar erros.

Principais passos para organizar o setor financeiro:

• Definir funções e responsabilidades claras para cada membro da equipe financeira.
• Usar um software de gestão específico para o setor educacional.
• Realizar auditorias internas regularmente para garantir que tudo esteja em conformidade.

Fluxo de caixa: o coração da gestão financeira escolar

O fluxo de caixa é o indicador mais importante para monitorar a saúde financeira de uma escola. Ele permite que o gestor saiba exatamente o que entra e sai do caixa, ajudando a planejar despesas futuras e identificar áreas em que é possível reduzir custos.

Manter o controle do fluxo de caixa evita que a escola se encontre em situações financeiras delicadas. “Durante a pandemia, muitas escolas foram surpreendidas pela falta de liquidez, e isso prejudicou o planejamento a curto prazo”, explica Josi Gomes. 

A economista reforça a importância de controlar cada centavo que entra e sai, destacando que até mesmo pequenas despesas podem fazer uma grande diferença no final do mês.

Como gerenciar o fluxo de caixa de forma eficiente:

• Registre todas as entradas e saídas: Tenha um controle minucioso das finanças diárias.
• Use planilhas ou sistemas automatizados: Se possível, opte por softwares que facilitem esse processo e ofereçam relatórios detalhados.
• Priorize despesas: Em tempos de crise, é crucial saber quais contas são prioritárias e quais podem ser adiadas.

Orçamento empresarial: planejamento e previsões financeiras

O orçamento empresarial é uma ferramenta indispensável para a gestão financeira escolar. Ele permite que a escola projete receitas e despesas, criando uma visão de longo prazo. 

“O orçamento não deve ser visto como uma garantia de resultados, mas como um norte que orienta o gestor nas tomadas de decisão”, afirma Josi.

Durante a pandemia, ficou claro que a falta de um planejamento orçamentário pode ser fatal para muitas instituições. Por isso, é necessário incluir no orçamento possíveis cenários adversos, como inadimplência elevada ou queda no número de matrículas. Essa abordagem de gestão financeira escolar ajuda a instituição a se preparar melhor para lidar com imprevistos.

Dicas para elaborar um orçamento eficiente:

• Sempre considere três cenários: otimista, pessimista e mediano.
• Negocie com fornecedores para ajustar prazos de pagamento em momentos de dificuldade.
• Revise o orçamento periodicamente para garantir que ele esteja atualizado.

Capital de giro: reserva para emergências

O capital de giro é o dinheiro que a escola tem reservado para cobrir despesas emergenciais ou realizar investimentos pontuais. Durante crises, como foi a pandemia, muitas escolas tiveram que utilizar seu capital de giro para se manterem operacionais, o que trouxe desafios adicionais.

A economista alerta que, em situações de emergência, é comum recorrer a empréstimos. No entanto, ela destaca que “um empréstimo mal planejado pode agravar ainda mais a situação da escola”. 

Por isso, na gestão financeira escolar, é fundamental que o gestor utilize ferramentas como o controle do fluxo de caixa e o orçamento empresarial para determinar se vale a pena ou não contrair dívidas.

Estratégias para garantir um bom capital de giro:

• Mantenha uma reserva de emergência sempre que possível.
• Evite misturar as finanças pessoais com as da escola.
• Tenha um planejamento claro para a utilização de empréstimos, se necessário.

Relacionamento com os pais e inadimplência: a chave para a estabilidade

A inadimplência é um dos maiores desafios enfrentados pelas escolas particulares. Manter um bom relacionamento com os pais e responsáveis é crucial para reduzir esse problema. 

Segundo Josi Gomes, “os pais precisam entender que a saúde financeira da escola está diretamente ligada à continuidade da educação de seus filhos”.

O marketing digital pode ser uma ferramenta eficaz para fortalecer essa relação. Mensagens claras e transparentes, mostrando os esforços da escola para manter a qualidade do ensino, podem ajudar a reduzir a inadimplência e criar um clima de confiança, se mostrando uma eficiente estratégia da gestão financeira escolar. 

Dicas para reduzir a inadimplência:

• Ofereça opções de parcelamento e negociações flexíveis.
• Mantenha os pais informados sobre a situação financeira da escola.
• Utilize lembretes automáticos de vencimento para facilitar o pagamento.

A gestão financeira como pilar de sustentação das escolas

Como vimos, a gestão financeira escolar é um pilar fundamental para garantir a sustentabilidade das escolas particulares. Com um bom controle do fluxo de caixa, um orçamento bem estruturado e uma relação transparente com os pais, as escolas podem se preparar para enfrentar os desafios econômicos e garantir a continuidade do ensino de qualidade.

Conforme a economista Josi Gomes destacou, “o gestor escolar deve ser o capitão que conhece cada parte da sua embarcação”. Somente com um conhecimento profundo das finanças e com estratégias sólidas, será possível conduzir a escola por mares mais tranquilos no futuro.