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Planejamento de Matrículas

O planejamento de matrículas e rematrículas são períodos decisivos para instituição de ensino.  Também é um momento estratégico para atrair novos alunos. 

De acordo com a Secretaria da Educação, escolas da rede pública possuem o Departamento de Planejamento e Gestão da Rede Escolar e Matrícula (DGREM) nos processos de matrícula em cada unidade, arquivo de dados, delimitação de turmas e a instalação dos cursos e projetos da Secretaria da Educação. 

As instituições de ensino privadas têm responsabilidade própria sobre os processos de planejamento. Deste modo, a preparação das escolas particulares necessitam de organização e utilização de estratégias para retenção e captação de novos alunos.   

O desenvolvimento das estratégias é semelhante a um corpo humano, que contém diversas partes e todas representam um único indivíduo. Todos os profissionais estão envolvidos na captação e retenção de alunos. A integralidade propicia uma experiência, sendo responsável pela matrícula ou desistência. 

As campanhas não limitam-se a um período sazonal, mas são realizadas o ano todo. Todas as ações e experiências do estudante ao longo do ano letivo, que promoveram a autorrealização e satisfação têm o papel fundamental na retenção do aluno. 

Todas as ações da escola vão definir a rematrícula e/ou matrícula de novos alunos para o próximo ano letivo. 

Veja 5 dicas para o planejamento de matrículas e rematrículas:

Para auxiliar no planejamento das campanhas de matrícula, separamos algumas dicas para melhorar a retenção e captação de novos alunos. Veja: 

1- Antecedência Estratégica

A primeira estratégia é o planejamento com antecedência. Assim como quase tudo na escola o planejamento é primordial, durante as campanhas não é diferente.  

A organização da estratégia permitirá estar à frente das concorrentes. Enquanto algumas limitam a campanha em um único período, a sua instituição trabalha anualmente. Resultando em um retorno financeiro maior do que a outra escola. 

As campanhas podem propor ações institucionais de satisfação e motivação do aluno na escola.  Veja abaixo outras dicas uma campanha mais efetiva: 

  • Organização de planilha com o cronograma de matrícula e rematrícula;
  • Verifique o número de estudantes, vagas ociosas e atribua metas de captação de novos alunos;
  • Analise o mercado e realize uma comunicação eficiente com público-alvo;
  • Encaixe os horários de atendimento conforme a disponibilidade dos pais;
  • Prepare a instituição para receber pais, alunos e responsáveis;
  • Planeje ações promocionais que promovam a matrícula dos alunos;
  • Planeje a quantidade de bolsas de estudo que irá disponibilizar;
  • Desenvolva materiais visuais e gráficos para divulgação das campanhas. 

Conforme os exemplos citados, descreva e organize as ideias. Ressalte e consulte as análises feitas da última temporada, verificando os erros e acertos. Assim, aprimore as estratégias usadas e desenvolva novas maneiras de inovar. 

2. Integralidade Escolar

Com o desenvolvimento do planejamento estratégico feito, tornar a comunicação linear para o público alvo é essencial, unificando todas as experiências e sensações organizadas no planejamento para serem efetivadas na instituição de ensino. 

Desta maneira, é extremamente importante a compreensão dos profissionais da escola sobre todo o processo e a relevância da sua função. Realize campanhas internas para conscientização dos profissionais da escola sobre as estratégias, mas certifique-se do entendimento e à clareza das informações.   

Uma das medidas para melhorar o alinhamento do planejamento é a realização de treinamentos. Desta forma, a preparação é essencial para os profissionais que executaram todas as medidas, ideias e estratégias estabelecidas. 

Os profissionais da escola fazem parte da conexão e imagem institucional com os alunos e pais. Os vínculos criados são de extrema importância para o sucesso e bem-estar da escola. 

3. Burocracia otimizada 

Um sistema burocrático demais deixa lento, gera estresse, ruído na comunicação e descontentamento nos responsáveis. Toda otimização na burocratização, que vise melhorar a experiência dos pais na escola, facilita a efetivação da matrícula.  

Os meios de comunicação que a escola utiliza é fundamental para o ajuste e otimização no planejamento da matrícula. As informações encaminhadas por e-mail e WhatsApp, estabelecem um vínculo relacional com conteúdos relevantes para os pais. 

Simplifique os processos na escola: como ferramentas de formulários online, software para gestão educacional e/ou uma estratégia que integre melhor no offline. 

Uma dica importante é a descentralização dos descontos no balcão, pois efetiva o planejamento financeiro e busca acabar com os debates chatos na escola. Este processo otimiza o sistema de matrículas e gestão de descontos pré-definidos pelo colégio.   

A otimização dos processos burocráticos são importantes para pais, colaboradores e gestão escolar. Todos agradecem!! 

4. Estratégias de Marketing 

O primeiro passo aqui é entender quais foram as estratégias utilizadas na última temporada. Ao identificar os seu custo marginal, faça uma análise para saber se as estratégias ainda são coerentes, eficazes e rentáveis.  

Diferencie as ações de marketing tradicional e marketing digital. Importante nesta fase é identificar os principais canais de comunicação da escola. 

Nas estratégias de marketing tradicional, analise os principais lugares que divulgaram com outdoor, folhetos e mídias locais. As ações de marketing tradicional ainda trazem um bom retorno de matrículas e financeiro, claro, quando é bem aplicado.  

Com a atualização do mercado educacional, os modelos de marketing digital são fundamentais para comunicar com público-alvo. Para escola ser efetiva nas mídias, um dos pilares é o conhecimento do mercado e estratégias comunicacionais para conversão de alunos.

Atualmente, o público de uma instituição de ensino está inserida na internet. Desta maneira, o fortalecimento de marca em sites, blogs, mídias e ferramentas de busca são indispensáveis.  

Para campanhas de matrícula online, parcerias com portais de relevância para divulgação, que visam melhorar as experiências e a jornada de inscrição dos alunos. Promovendo campanhas de geração de leads, fortalecimento de marca e aprimoramento de SEO. 

O planejamento de matrículas, com estratégias em campanhas de marketing digital e tradicional o alinhamento entre ambas potencializará o número de conversão de matrículas na escola. 

5. Comunique diferenciais

Após identificar, planejar e alinhar, é importante comunicar os diferenciais da sua instituição de ensino. O fortalecimento e credibilidade da escola é um conjunto de fatores que geram valor para marcar. 

Veja alguns tópicos para comunicar com os pais: 

  • Sistema de ensino
  • Metodologia de ensino
  • Material didático
  • Estrutura
  • Benefícios da metodologia de ensino
  • Alimentação 
  • Acessibilidade
  • Integração 
  • Recursos tecnológicos
  • Estímulos educacionais
  • Inovação
  • Projetos e ações 
  • Parcerias 
  • Nota do Enem
  • Alunos que passaram em universidades relevantes
  • Conteúdos 
  • Qualificação dos professores 
  • Qualificação da equipe gestora
  • História da escola 

Todas as informações que comuniquem a imagem institucional da escola são essenciais para a efetivação do planejamento de matrículas. Os detalhes podem ser fatores determinantes para pais escolherem a sua escola, assim, lembre-se de divulgar sempre os diferenciais. 

Quer aprimorar o seu planejamento de matrículas? 

Publicado em:Captação de alunos

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