Equipe Melhor Escola
O controle financeiro da empresa é parte importante do processo de crescimento do negócio, ele não pode ser negligenciado ou deixado de lado em prol de outras prioridades. Uma gestão mal-feita desse setor pode significar prejuízo futuro para sua empresa e comprometer sua progressão.
Ninguém quer ser surpreendido com contas vencidas, juros e multas por conta de atrasos. Por isso, o setor de Contas a Pagar deve ser monitorado para que isso não atrapalhe o sucesso do negócio.
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Assim, vamos mostrar quais erros são frequentes, como evitá-los, como melhorar a gestão do setor e cuidar melhor das despesas corporativas.
Erros comuns
Controle de gastos pequenos
Não calcular os gastos menores pode se transformar em um problema financeiro para a empresa. Ao ignorar os valores pequenos, a empresa pode perder o controle e ver esse gasto modificar-se para um bem maior.
Controle de vencimento
Pagar juros e multas por não lembrar de pagar uma conta é um dos maiores desperdícios de dinheiro corporativo. Esse valor poderia gerar mais investimentos e vira uma despesa.
Não separar conta pessoal da corporativa
É o erro mais comum em grandes e pequenas empresas. Não ter contas separadas causa confusão até entre os funcionários da empresa. Gastar verba da empresa para contas pessoais representa um sério problema com o passar do tempo.
Sistema de controle financeiro
Já citamos muitos programas que estão no mercado para ajudar no Contas a Pagar, tanto em gestão como em controle de contas que vão vencer e armazenamento das contas que foram pagas.
Dicas para melhorar o controle do Contas a Pagar
Identifique quais são as contas que sua empresa precisa pagar. Assim, com um controle rigoroso de datas, evita-se atrasos ou perda de descontos, caso eles existam. Além disso, como falamos nos erros comuns, com as contas em dia, a empresa impede o pagamento de multas e juros.
Caso a empresa esteja em dificuldades financeiras, saiba quais pagamentos vão gerar maiores multas e juros e busque priorizá-los no momento de pagar as contas em atraso.
Definir prazos e prioridades faz com que a saúde financeira da empresa seja acompanhada de perto.
Como criar um controle de Contas a Pagar
Em primeiro lugar, registre quais são os compromissos que precisam ser pagos. Depois, separe por ordem de vencimento das contas, com um controle detalhado de clientes, número de documentos, datas e valores. Em outra coluna, deixe espaço reservado para o pagamento. E coloque se há descontos por pagamentos antecipados ou deixe espaço para valores de juros e multas.
Organize as contas sempre levando em consideração os dias que as contas vencem para evitar atrasos.
Assim, você consegue enxergar e programar tudo que será pago por mês e elaborar o relatório para mostrar ao gestor quais são os compromissos, qual a natureza de cada obrigação e valores.
Softwares de gestão e controle
Listamos aqui algumas opções de softwares desenvolvidos para auxiliar os funcionários e empresas quando se trata de Contas a Pagar. Eles podem ser usados para solucionar algumas tarefas da empresa:
Myfinance – o programa promete controle total de Contas a Pagar com visualização de qual conta vai expirar em breve, assim evita possíveis contas vencidas.
Nibo – outra ferramenta usada no controle de Contas a Pagar, armazena a documentação dentro da própria plataforma e é integrada com a movimentação financeira da empresa.
Nuubes – auxilia na gestão das atividades que foram distribuídas para cada colaborador da equipe e monta calendário de tarefas recorrentes como Darf, Gare, GPS, boletos e outros que não têm a periodicidade pré-definida.
TaskDo – essa ferramenta mostra indicadores de desempenho da equipe na entrega das tarefas.
Como a Portão 3 pode te ajudar?
Todos esses desafios podem parecer muito grandes e insuperáveis, mas é possível superá-los de forma bem simples e prática com as soluções da Portão 3.
Um dos principais pontos de descontrole na gestão de pagamento e problemas de investir em mídia online é a falta de monitoramento de gastos, ou seja, a empresa nem sempre consegue acompanhar realmente onde investiu dinheiro e qual foi o retorno recebido com cada ação.
Na plataforma da Portão 3, sua equipe vai saber exatamente para onde está indo cada centavo dos recursos direcionados para esse investimento.
Além disso, é possível administrar gastos no cartão corporativo virtual disponibilizado pela plataforma, dispensando a necessidade de gerar outro cartão com bandeira internacional.
Com a automação da plataforma também é mais fácil de programar o valor de investimento para campanhas digitais de forma antecipada, de forma que nunca se perca os prazos de vencimento e sem correr o risco de interromper a campanha (tudo de forma automática, sem a ação dos gestores responsáveis depois que programam os pagamentos).
Outra característica super interessante em investir nesse tipo de solução é não depender somente de uma posição da agência de marketing para gerenciar os gastos em anúncios. Por meio da nossa plataforma de gestão de despesas, o histórico de pagamento das campanhas fica disponível para a própria empresa.
Tudo isso torna possível trabalhar com flexibilidade e segurança, de forma prática e simples.
Se quiser mais informações sobre as nossas soluções ou precisar de ajuda nesse sentido, de controlar investimento em mídias digitais, entre em contato conosco. Estamos à disposição para facilitar a gestão de empresas com soluções tecnológicas e acessíveis.
